খতিয়ানের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা
খতিয়ান হচ্ছে লেনদেনসমূহের স্থায়ী ভান্ডার। যা হতে কারবার প্রতিষ্ঠান এর দেনা-পাওনা বিভিন্ন খাতের অবস্থা, কারবারের চূড়ান্ত ফলাফল জানা যায়। নিচে খতিয়ানের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা আলোচনা করা হলো-
১. পূর্ণাঙ্গ হিসাব
দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতির সার্থক প্রয়োগ খতিয়ানের মাধ্যমে করা সম্ভব হয়। খতিয়ানে ব্যক্তিবাচক, সম্পত্তিবাচক ও আয়-ব্যয়বাচক লেনদেনের হিসাব পৃথকভাবে সংরক্ষণ করা হয়। ফলে ব্যবসায়ের পূর্ণাঙ্গ হিসাব সম্পর্কে অবহিত হওয়া যায়।
২. শ্রেণিবিন্যাস
লেনদেনসমূহ শ্রেণিবিন্যাস ও সংক্ষিপ্ত করে পৃথক পৃথক শিরোনামে খতিয়ানে লিপিবদ্ধ করা হয়। ফলে হিসাব কাজ সহজতর হয়।
| খতিয়ান বলতে কি বুঝায়? খতিয়ানকে সকল বইয়ের রাজা বলা হয় কেন? |
৩. ভুলত্রুটি উদ্ঘাটন
খতিয়ান হিসাব খাতসমূহের উদ্বৃত্ত দ্বারা রেওয়ামিল তৈরি করে হিসাবের গাণিতিক শুদ্ধতা যাচাই করা হয় বলে সহজেই ভুলত্রুটি উদ্ঘাটন করা সম্ভব হয়।
৪. দেনা-পাওনার হিসাব
খতিয়ানের ব্যক্তিবাচক হিসাব হতে সহজেই দেনা ও পাওনার পরিমাণ নির্ণয় করা সম্ভব হয়।
৫. হিসাবের দর্পণ
হিসাবরক্ষণের নিয়ম অনুযায়ী একটি নির্দিষ্ট সময় অন্তর প্রতিটি হিসাবের উভয়দিক যোগ করে হিসাবের জের নির্ণয় করা হয়। ফলে প্রত্যেক শ্রেণির লেনদেনের ফলাফল জানা সম্ভব হয়। আর এই জন্যই খতিয়ানকে হিসাবের দর্পণ বলা হয়।
৬. ফলাফল নির্ণয়
খতিয়ানে রক্ষিত নামিক হিসাবের মাধ্যমে নির্দিষ্ট সময় শেষে কারবার প্রতিষ্ঠানের লাভ-লোকসান হিসার তৈরি করে কারবার প্রতিষ্ঠানের নিট লাভ ও নিট লোকসান নির্ণয় করা যায়।
৭. উদ্বৃত্ত পত্র তৈরি
খতিয়ান হতে সম্পত্তি ও দায়-দেনার জের নিয়ে একটি নির্দিষ্ট সময়ের শেষ দিনে কারবার প্রতিষ্ঠানের প্রকৃত আর্থিক অবস্থা জানার জন্য উদ্বৃত্ত পত্র তৈরি করা হয়।
৮. ব্যয় নিয়ন্ত্রণ
খতিয়ানের সাহায্যে কারবার প্রতিষ্ঠানের অপ্রয়োজনীয় ব্যয় নিয়ন্ত্রণ করে আয়ের পরিমাণ বৃদ্ধি করা যায়।
৯. তুলনামূলক বিচার-বিশ্লেষণ
খতিয়ানের উদ্বৃত্ত দ্বারা প্রস্তুতকৃত আর্থিক বিবরণীর সাথে পূর্ববর্তী কয়েক বছরের আর্থিক বিবরণীর তুলনামূলক বিচার-বিশ্লেষণ করা সম্ভব হয়।
১০. তথ্য ও পরিসংখ্যান সরবরাহ
খতিয়ানের হিসাবভিত্তিক তথ্য ও পরিসংখ্যানের মাধ্যমে কারবার প্রতিষ্ঠানের পরিচালকগণ বিভিন্ন বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে পারে।
উপসংহারে বলা যায়, আধুনিক হিসাব পদ্ধতিতে খতিয়ানের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা অপরিসীম। কেননা খতিয়ান হচ্ছে এমন একটি হিসাবের বই যার সাহায্যে সহজেই কারবার প্রতিষ্ঠানের প্রকৃত আর্থিক অবস্থা সম্পর্কে অবহিত হওয়া যায়।
